Một số kinh nghiệm quản lý phòng trọ bạn cần biết

Quản lý phòng trọ là công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng thực ra không phải vậy. Trong quá trình cho thuê, có rất nhiều sự cố có thể xảy ra. Do đó, việc tìm hiểu một số kinh nghiệm quản lý phòng trọ là điều hết sức cần thiết. Sau đây là những điều bạn cần biết để quản lý tốt một dãy trọ.

Thành phần người thuê đa dạng và những nguy cơ tiềm ẩn

Khi bạn có ý định xây dựng phòng trọ, điều đầu tiên bạn cần xác định là đối tượng thuê. Thông thường sẽ có 4 nhóm người thuê trọ phổ biến như sau:

• Nhà trọ cho sinh viên
• Nhà trọ cho công nhân
• Nhà trọ cho hộ gia đình
• Nhà trọ hỗn hợp

Khi bạn không có kinh nghiệm quản lý phòng trọ thì bạn nên chọn lọc và cho sinh viên hoặc hộ gia đình thuê. Bởi vì đây là 2 nhóm đối tượng tương đối “lành tính” và ít có sự cố phát sinh. Tuy nhiên, nếu dãy trọ của bạn nằm ở gần khu công nghiệp hoặc các nhà máy, xưởng sản xuất thì bạn cần xác định là xây dựng để cho tất cả các đối tượng đều có thể thuê.

Khi thành phần người thuê trở nên đa dạng thì sự phức tạp cũng tăng theo. Và đây là lúc thể hiện vai trò của những kinh nghiệm quản lý phòng trọ quý báu. Lúc này, bạn có thể phải đối diện với những vị khách “khó quản” và “khó chiều”. Ví dụ điển hình là những trường hợp đánh nhau, nhậu nhẹt hoặc nợ tiền phòng liên tục. Nguy hiểm nhất là những đối tượng phạm pháp như trộm cướp, dùng ma túy, che dấu tội phạm. Đó là những nguy cơ mà bạn cần phải dự liệu trước khi bắt đầu mô hình kinh doanh phòng trọ.

Các giải pháp khuyến khích cho các anh chị em thiếu kinh nghiệm quản lý phòng trọ:

• Yêu cầu người thuê cung cấp đầy đủ giấy tờ tùy thân và bất cứ ai vào phòng ngủ qua đêm cũng phải báo cáo
• Lắp camera quan sát
• Xây cổng và phát chìa khóa cho từng phòng
• Kiên quyết cắt hợp đồng nếu người thuê cố tình vi pham nhiều lần
• Kết hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương để quản lý an ninh khu vực
• Sử dụng các phần mềm quản lý phòng trọ giá rẻ

Tốn nhiều thời gian khi thiếu kinh nghiệm quản lý phòng trọ

Nếu bạn nghĩ rằng cho thuê phòng trọ chỉ đơn giản là đi ghi số điện nước rồi thu tiền thì đó là một sai lầm lớn. Khi dãy trọ của bạn dưới 10 phòng thì việc quản lý thủ công vẫn không quá khó khăn. Nhưng khi con số vượt lên trên 20 phòng thì đó là cả một vấn đề. Hiện nay, các chủ phòng trọ thường thuê riêng một nhân viên có kinh nghiệm quản lý phòng trọ để đảm bảo cho hệ thống được vận hành trơn tru. Người quản lý này sẽ thay thế bạn trong mọi việc như tìm người thuê, quản lý người thuê, ghi số điện nước, báo cáo với chính quyền, giám sát khu trọ.

Việc gây mất thời gian nhất cho các chủ nhà trọ hiện nay chính là tìm người thuê. Những chủ nhà trọ thiếu kinh nghiệm thường sẽ rất bối rối khi có người chuyển đi đột xuất và phải mất một thời gian mới có thể tìm được người thuê. Nếu không khắc phuc được tình trạng này thì doanh thu của cả dãy trọ của bạn sẽ bị kéo xuống nhanh chóng.

Bạn có thể thấy rằng có những khu vực mật độ phòng trọ rất dày đặc, điển hình là KCN Sóng Thần – Bình Dương có đến 30 dãy trọ/km2. Do đó, nếu bạn đã xem việc cho thuê phòng là một hình thức kinh doanh thì quảng cáo là điều cần thiết. Có nhiều cách quảng cáo nhưng chắc chắn sẽ làm bạn tốn thời gian, dù ít hay nhiều.

Để tiết kiệm thời gian thì sau đây là những kinh nghiệm quản lý phòng trọ mà bạn cần phải biết:

• Thuê quản lý nếu không có kinh nghiệm hoặc không có thời gian nhiều
• Tham gia các diễn đàn cho thuê phòng hoặc diễn đàn bất động sản để đăng tin cho thuê phòng
• Sử dụng các phần mềm quản lý phòng trọ có hỗ trợ đăng tin cho thuê phòng.
• Chuẩn bị trước các giấy tờ, thủ tục cần thiết để tiết kiệm thời gian
• Quy định rõ ngày ghi số điện nước, ngày thu tiền nhà để không tốn công đi nhiều lần.

Tiết kiệm quá nhiều khoản cần chi – “Tính già ra non”

Đối với các bạn vừa bắt đầu kinh doanh phòng trọ thì tiền bạc là mối lo lớn nhất. Việc làm ăn thua lỗ luôn làm cho các bạn ám ảnh. Đó là điều tốt. Tuy nhiên, nếu bạn tiết kiệm quá mức thì sẽ rơi vào trường hợp “tính già ra non”.

Trước khi khởi công xây dựng một dãy trọ thì bạn cần xác định là “bỏ tiền chẵn để thu tiền lẻ”. Do đó, các chi phí đều phải được thống kê và tiết kiệm tối đa nhưng đi kèm hiệu quả. Rất nhiều chủ trọ đã phạm sai lầm là chỉ chú ý vào tiết kiệm mà quên đi những lợi ích lớn hơn.

Ví dụ điển hình là một số chủ trọ sử dụng vật liệu kém chất lượng để xây dựng. Do đó, chỉ trong 2-3 năm thì cả dãy trọ xuống cấp và phải nâng cấp lại tốn kém rất nhiều. Đây là kinh nghiệm quản lý phòng trọ cơ bản nhất cho mọi người.

Còn một điểm đặc biệt nữa trong lĩnh vực quản lý phòng trọ, đó là dùng phần mềm quản lý. Hiện nay, đa số các chủ trọ thường dùng file Excel để quản lý dãy trọ. Đây là giải pháp chỉ hữu dụng cho dãy trọ ít phòng hoặc cho những người quản lý thuê. Cách tốt nhất để quản lý dãy trọ hiện nay là lựa chọn các phần mềm quản lý phòng trọ giá rẻ, chất lượng tốt. Nếu chỉ tốn vài ngàn đồng/ngày để quản lý dãy trọ mọi lúc mọi nơi, bạn đồng ý không? Đó chính là phần mềm quản lý phòng trọ KHUTRO, bạn đã biết chưa?

Hãy liên hệ theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí nhé:

• Công ty TNHH phần mềm BloomGoo
• Hotline: 0968031388
• Email: khutro@bloomgoo.vn
• Địa chỉ: Số 12, Ngõ 115 Định Công, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hợp tác làm giàu cùng khu trọ: Chi tiết hợp tác xem tại đây
• Tính năng phần mềm KHUTRO: Tham khảo tính năng chi tiết phần mềm quản lý nhà trọ tại đây

Hãy đến và trải nghiệm sức mạnh công nghệ!