Vận hành cho thuê bằng Excel, sổ sách còn hiệu quả trong thời đại số ?

Thời đại số hóa phát triển, việc áp dụng phần mềm công nghệ vào vận hành quản lý cho thuê đã không còn xa lạ nhất là đối với những doanh nghiệp và đơn vị Bất Động Sản cho thuê có quy mô lớn. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều đơn vị cho rằng vận hành quản lý chỉ cần sổ sách hay Excel là đủ. Vậy cách quản lý truyền thống này có mang lại hiệu quả kinh doanh hay không? Hãy cùng ChuoiCanHo tìm hiểu các vấn đề mà các doanh nghiệp cũng như chủ BĐS cho thuê đang băn khoăn

Quản lý vận hành doanh nghiệp, BĐS cho thuê bằng sổ sách, excel có những ưu điểm gì?

Hiện nay, phần lớn các đơn vị chủ quản vẫn đang quản lý bằng sổ sách ghi chép thủ công hoặc tính toán bằng Excel. Vậy cách quản lý này có ưu điểm gì mà được sử dụng nhiều đến vậy? Hãy cùng tìm hiểu!

Quản lý bằng Excel, sổ sách thủ công tiết kiệm chi phí

Đây có thể là ưu điểm dễ nhận thấy nhất của phương pháp quản lý bằng sổ sách, excel. Chi phí để đầu tư công cụ phục vụ cho việc quản lý này là không đáng kể thậm chí là miễn phí. Vì hầu hết phần mềm Excel đều đã được cài đặt sẵn trên máy tính hoặc các thiết bị điện tử khác. Ngoài ra, làm việc với giấy tờ thì dễ dàng và có thể sử dụng được nhiều lần.  

Khả năng lưu trữ lâu dài

Các dữ liệu trên sổ sách hoặc phần mềm Excel có thể sử dụng rất lâu nếu được bảo quản đúng cách. Đối với số lượng sổ sách quá lớn, doanh nghiệp và các đơn vị chủ quản nên sắp xếp, phân chia các hạng mục lưu trữ kĩ càng để thuận lợi tìm kiếm và sử dụng.

Những bất cập khi quản lý vận hành doanh nghiệp, BĐS cho thuê bằng sổ sách, excel

Trên thực tế, rất nhiều các chuyên gia đã nhận định rằng, sổ sách và excel là phương pháp quản lý “Một ưu điểm, nhiều hạn chế”. Tuy nhiên, do đã quá quen thuộc và chi phí thấp nên rất nhiều doanh nghiệp và các đơn vị cho thuê bất động sản vẫn duy trì phương pháp quản lý này. Hy vọng với những bất cập mà chúng tôi chuẩn bị chia sẻ sau đây sẽ giúp các đơn vị chủ quản hiểu được những rủi ro tiềm ẩn của phương pháp quản lý truyền thống này.

Tốn thời gian trong khâu nhập liệu

Hãy thử tượng tượng, với kho dữ liệu khổng lồ từ thông tin khách hàng, nhân sự, các khoản hợp đồng, hóa đơn, chứng từ,… đến số liệu toàn doanh nghiệp, bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian để ghi chép, sắp xếp? Hơn nữa, trong quá trình nhập liệu còn rất dễ xảy ra sai sót, việc tìm kiếm và chỉnh sửa đều tốn rất nhiều thời gian. Chính vì thế mà quy trình hoạt động và hiệu quả kinh doanh cũng bị chững lại.

Tính rủi ro và khả năng sai sót cao

Đối với Excel, bạn đang làm việc mà không may mất điện hay vì một lí do nào đó khiến máy tính ngắt nguồn mà chưa kịp ấn lưu. Khi đó, tất cả mọi dữ liệu đang xử lý sẽ bị mất trắng và không thể khôi phục. Một vấn đề bất cập hơn nữa đó là Excel sẽ bị vô hiệu hóa khi máy tính của bạn bị hỏng đồng nghĩa với việc các dữ liệu lưu trữ sẽ biến mất hoàn toàn. Chưa kể đến việc, khi làm việc rất dễ bị nhiễu loạn thông tin dẫn đến việc nhập sai mã, tính toán sai sót do giao diện chằng chịt, không biết cách sắp xếp bố cục khoa học.

Còn với quản lý bằng sổ sách, bạn phải thực hiện các thao tác thủ công, cồng kềnh như tìm kiếm số liệu, tính toán bằng máy tính cầm tay, sau đó lại chép lại vào sổ. Hơn nữa, việc bảo quản sổ sách, giấy tờ để không bị hư hỏng là vấn đề rất nan giải. Đối với những loại giấy tờ chất lượng kém, qua năm tháng rất dễ bị mục nát hoặc mờ chữ khiến bạn bị mất dữ liệu. Hay việc hàng nghìn giấy tờ “không cánh mà bay” cũng không thể tránh khỏi khi xảy ra các vấn đề hỏa hoạn, mất trộm,…

Độ an toàn bảo mật kém

Sổ sách và Excel đều là những công cụ có thể dễ dàng sửa chữa và trao đổi lẫn nhau. Khi đó khả năng bị sửa dữ liệu hay rò rỉ thông tin quan trọng, tuyệt mật của doanh nghiệp ra ngoài là rất lớn. Điều này còn khiến cho doanh nghiệp và nhà quản lý gặp rắc rối với các vấn đề về pháp lý nếu không biết cách xử lý đúng cách. Vì vậy, doanh nghiệp phải tự trang bị hệ thống an ninh đảm bảo cho mình mà không có một đơn vị nào hỗ trợ.

Khó đồng bộ dữ liệu

Do cách quản lý, ghi chép của từng phòng ban là khác nhau nên khâu tổng hợp dữ liệu sẽ gặp khó khăn do không đồng nhất về hình thức giữa các biểu mẫu. Việc đồng bộ thông tin toàn doanh nghiệp để lập báo cáo hiệu quả tài chính từ đó cũng rất khó để tính toán số liệu sao cho ăn khớp với nhau. Không chỉ vậy, các hoạt động quản lý không đồng bộ khiến cho các công đoạn sản xuất, bán hàng, vận hành doanh nghiệp vừa tốn thời gian lại vừa không mang lại hiệu quả cao.

Chuyên nghiệp hóa khâu quản lý vận hành với phần mềm ChuoiCanHo

Vốn được ưa chuộng và được coi là công cụ hỗ trợ đắc lực của những doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh truyền thống. Nhưng qua những vấn đề bất cập mà chúng tôi đã nêu trên, có thể thấy việc sử dụng phương pháp quản lý sổ sách thủ công và Excel đã không còn phù hợp và dần trở nên lỗi thời trong thời đại công nghệ số hiện nay. Cập nhật xu hướng số hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp, chúng tôi giới thiệu phần mềm quản lý vận hành doanh nghiệp, BĐS cho thuê – ChuoiCanHo. Đây là giải pháp quản lý vận hành chuyên nghiệp, hiện đại nhất trong thời đại 4.0 hiện nay.

ChuoiCanHo – Giải quyết những vấn đề bất cập trong quá trình vận hành quản lý doanh nghiệp, BĐS cho thuê

ChuoiCanHo sở hữu những tính năng nổi bật, giải quyết tất cả những vấn đề khó khăn mà các chủ doanh nghiệp và các đơn vị chủ quản BĐS cho thuê đang gặp phải. Giúp đáp ứng đa dạng nhu cầu của cả nhà quản lý và khách hàng, đem lại hiệu quả kinh doanh tối đa. Một số tính năng nổi bật phải kể đến như:

• Tính năng thu thập hồ sơ, tài liệu.
• Tính năng quản trị toàn bộ dự án, cơ sở, tài sản, nhân sự, khách hàng.
• Tính năng kiểm tra và xác nhận kết quả.
• Tính năng báo cáo, thống kê, quản lý hệ thống.
• Tính năng bảo mật thông tin.

Và còn rất nhiều những tính năng hấp dẫn khác tích hợp trong phần mềm ChuoiCanHo. Người dùng sẽ không cần dùng đến những phần mềm bổ trợ khác bởi tất cả các tính năng quan trọng, cần thiết đều hội tụ đủ trong phần mềm quản lý vận hành doanh nghiệp, BĐS cho thuê – ChuoiCanHo.

Hiệu quả mang lại đối với:

• CEO: Điều hành từ xa mọi lúc mọi nơi – Nâng cao năng suất đội ngũ – Báo cáo dữ liệu real-time – Kiểm soát quy trình hiệu quả.
• Nhà quản lý: Nâng cao hiệu quả kinh doanh – Dễ dàng đo lường khối lượng công việc –  Tối ưu hóa doanh thu – Không lo mất dữ liệu như dùng Excel và sổ sách.
• Nhân viên: Tăng cường hiệu suất công việc – Nâng cao trải nghiệm nhân viên – Tương tác chặt chẽ – Tạo mối quan hệ lâu dài.
•  Khách hàng: Theo dõi thông tin dễ dàng – Trao đổi thông tin đơn giản – Cập nhật thông báo nhanh chóng – Gia tăng trải nghiệm với hệ sinh thái tiện ích.

ChuoiCanHo – Cuộc cách mạng quản lý số, bứt quá quy trình làm việc thủ công

So với việc sử dụng nền tảng quản lý vận hành thủ công trước đó như sổ sách, Excel, thì việc sử dụng phần mềm công nghệ ChuoiCanHo đã tạo ra sự bứt phá và bước tiến vượt bậc trong quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp. Hãy cùng làm một phép so sánh để thấy được giá trị to lớn mà ChuoiCanHo – phần mềm quản lý vận hành doanh nghiệp mang lại.

Sổ sách, Excel	Phần mềm quản lý ChuoiCanHo
Nhập liệu, tính toán phức tạp	Dễ dàng nhập liệu, tự động tính toán
Khả năng bảo mật thấp	Bảo mật chặt chẽ, an toàn
Không có hệ thống, thiếu đồng nhất	Quản lý tất cả thông tin, dữ liệu trên cùng một nền tảng
Rủi ro cao, dễ mất dữ liệu	Lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm, không lo mất dữ liệu
Cần nhiều nhân sự vận hành nhiều khâu khác nhau	Chỉ với một phần mềm để thực hiện tất cả công việc
Khó thao tác trên di động	Tích hợp ứng dụng trên di động, PC, sử dụng mọi lúc, mọi nơi
Chỉ phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ	Phù hợp với mọi doanh nghiệp lớn nhỏ, tạo cơ hội mở rộng quy mô.
Giám sát thủ công qua tin nhắn, gọi điện, email	Chỉ một chạm gửi hàng ngàn thông báo đến khách hàng, nhân viên

Qua những chia sẻ về những ưu nhược điểm của việc vận hành quản lý bằng sổ sách Excel và phần giới thiệu về giải pháp quản lý vận hành chuyên nghiệp hóa. Hy vọng doanh nghiệp và các nhà đầu tư sẽ chọn cho mình được hướng đi đúng đắn nhất và ngày càng khẳng định được chỗ đứng trên thị trường.

Để trải nghiệm phần mềm ChuoiCanHo, vui lòng liên hệ!

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM BLOOMGOO

Địa chỉ: Số 12, Ngõ 115 Phố Định Công, P.Định Công, Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội.

Website: https://chuoicanho.com/

Hotline: 0968031388

Email: chuoicanho@bloomgoo.vn

Facebook: https://www.facebook.com/ChuoiCanHo